In ogni attività lavorativa è importante saper applicare tutte quelle soluzioni che possono portare ad un concreto aumento della produttività. Ciò vale anche e soprattutto per gli uffici, di qualunque tipo essi siano. Di solito gli uffici, in ogni settore, hanno la necessità di tenere in ordine tutta la varia documentazione, e di avere a disposizione accessori, prodotti e oggetti che possano permettere di rendere il lavoro più agevole e rapido.
Tra ciò che non può mancare ci sono senza alcun dubbio i raccoglitori per l’ufficio, essenziali per archiviare documenti, progetti, piani di sviluppo e molto altro. Tenere i raccoglitori ben ordinati può aiutare nel recuperare più facilmente ciò di cui si ha bisogno.
Seguendo i consigli che troverete nelle prossime righe riuscirete a ottenere un deciso miglioramento della produttività: provare per credere!
Optare per delle stampanti senza fili
Negli ultimi anni tante aziende hanno messo in pratica tutti i principali dettami della digitalizzazione, con l’acquisto e l’introduzione di dispositivi che permettono di usare molta meno carta. Ciò non significa che le stampanti non servano più, anzi: oggi molti documenti vengono prima realizzati al computer per poi essere stampati e archiviati o consegnati ai clienti.
Per migliorare la produttività ed evitare di perdere tempo potreste optare per delle stampanti senza fili, connesse a una rete locale e accessibili da ogni computer, tablet o smartphone in uso ai dipendenti dell’ufficio. In questo modo basta inviare un semplice comando e la stampante, ovunque essa sia, può iniziare la sua stampa.
Il numero di stampanti dovrebbe essere proporzionato ai dipendenti, così da evitare di creare una sorta di “fila” tra chi ne ha bisogno. Una sola stampante per un ufficio con decine di dipendenti è una situazione che vi consigliamo vivamente di evitare.
Organizzare tutto nei raccoglitori
Nell’introduzione di questo articolo abbiamo già citato i raccoglitori per documenti e progetti. Vale quanto già detto per la stampante: la digitalizzazione non ha cancellato l’uso della carta, e ancora oggi le informazioni più importanti vengono stampate e archiviate.
Il nostro suggerimento è quello di curare con grande attenzione l’organizzazione dei raccoglitori. Lo scopo è quello di riuscire a recuperare ciò di cui si ha bisogno in pochi minuti, senza perdere inutilmente tempo. Inoltre va formato il personale affinché tutti, dopo aver consultato un documento o un progetto, lo ripongano al posto giusto. L’ordine può fare la differenza quando si ha l’intenzione di ottenere un miglioramento della produttività.
L’importanza del team-building
Potete applicare tante soluzioni pratiche in ufficio, ma il loro effetto non sarà garantito senza un vero e proprio lavoro di team-building. I propri dipendenti e collaboratori devono essere pronti a cooperare tra di loro, cercando di comunicare il più possibile. Ogni informazione deve essere trasmessa in modo chiaro e privo di possibili ambiguità, affinché ognuno possa avere a disposizione tutti i dati che servono per portare avanti il proprio lavoro senza errori.
Inoltre saper cooperare può davvero essere quel qualcosa in più che permette a una attività di fare un deciso salto in avanti. Mettendo insieme le skills di ognuno i risultati saranno decisamente migliori.
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